8 вопросов, которые надо задать системному интегратору при выборе комплекта ЕГАИС

8 вопросов, которые надо задать системному интегратору при выборе комплекта ЕГАИС
9 августа 2016

При подключении к системе ЕГАИС ритейлерам предлагают различные варианты  комплексных решений, и чтобы избежать необходимости много раз доплачивать за подключение дополнительных опций, необходимо разобраться в системе и осознанно подойти к выбору. Программная составляющая комплексного решения не менее важна, чем аппаратная. Обозначим некоторые «подводные камни», которые необходимо учесть при выборе 

Срок обязательного подключения торговой розницы к ЕГАИС наступил. Но вопрос о выборе комплекта остается актуальным для многих ритейлеров. В частности, из-за сбоев и нестыковок, возникающих в процессе фиксации факта продажи и при ведении объединенного учета. На практике выясняется (и еще будет выясняться!), что каких-то необходимых опций и возможностей в установленном решении не хватает. Всплеск проблем ожидается в III-IV квартале 2016 года, когда ритейлеры сдадут алкогольную декларацию в Росалкогольрегулирование, и у многих выявятся расхождения с данными поставщиков.   

Интеграторы предлагают различные варианты  комплексных решений, и когда ритейлеры мало что понимают в процессе взаимодействия с ЕГАИС, продавать свои продукты очень удобно. Поэтому, прежде чем покупать, руководителю розничного бизнеса необходимо досконально разобраться в процессе работы, понять, как действует ЕГАИС, применительно к конкретному магазину. Иначе выбор будет по большей части случайным, и скорее всего, придется доплатить еще 2-3 раза, чтобы отладить работу как следует. При более детальном разборе всплывает ряд важных вопросов и нюансов, о которых некоторые, возможно, даже не задумываются. Речь идет, в первую очередь, об отдельных магазинах и небольших сетях, испытывающих острый недостаток финансовых и кадровых ресурсов для оснащения и управления. Но и крупным ритейлерам, имеющим солидные ИТ-структуры и штат специалистов, предлагаемое обсуждение поможет более четко контролировать работу системы.

Вопрос первый. Есть ли в программном обеспечении алкогольная декларация?

Важно знать, как интегрируется решение с системами учета и декларирования продаж алкогольной продукции. К ритейлеру поступает алкогольный товар, который встает на его остаток в глобальной базе ЕГАИС. Дальше ритейлер, с помощью продажи или возврата, списывает этот товар, передавая в систему документы реализации или возврата. Но нужно понимать, правильно ли списывается алкогольный товар в традиционной системе магазина — в соответствии с тем, как в ЕГАИС или нет? Ведь кроме ЕГАИС существуют еще журнал о продаже алкоголя и алкогольная декларация. Расхождение между этими документами будет истолковано как нарушение. Если система не умеет одновременно работать и с ЕГАИС, и с декларацией, и с журналом продаж, если списание формируется не на одних, а на разных данных, ошибки будут сразу. 

Допустим, водка одной марки производится на трех или даже четырех заводах. Каждый завод — это отдельный код. Можно подумать, что достаточно подтверждать накладные, но на самом деле необходимо еще и ставить товар на баланс. Потом окажется, что продажи списываются неправильно, и свести алкогольную декларацию невозможно. 

Итак, кроме стыковки с ЕГАИС в программном обеспечении должна быть алкогольная декларация. Иначе придется доплачивать за опцию или заполнять декларацию вручную на Декларант-Алко

Вопрос второй. Реализовано ли списание алкогольного товара по партиям с разных производств, то есть, партионный учет ЕГАИС? 

Один товар может поставляться от разных заводов в составе разных партий, и без партионного учета невозможно корректно свести остатки, так как непонятно, с какого завода списывается бутылка. И потому неизбежны нестыковки данных штрихкода завода, журнала продаж и декларации. Не секрет что одни и те же товары с одним и тем же штрихкодом делают разные заводы — завозят разные импортеры, а в системе ЕГАИС такой продукции присваиваются разные коды. Так вот если товароучетная система работает без партионного учета товаров, то такие разные поставки с разными кодами суммируются, что недопустимо с точки зрения как ЕГАИС, так и алкодекларации. Появляется расхождение между товародвижением в глобальной базе ЕГАИС и декларациях и журналах продаж. В классическом партионном учете признак этого кода ЕГАИС может принадлежать именно конкретной партии и расходоваться именно с нее, а не с другой партии, как делается, например, по fifo. Тогда при списании расхождения данных розницы и завода будут минимальными, например,  из-за пересортицы. При суммовом учете неясно, с каких заводов были получены бутылки, находящие в остатках, а проводить ежеквартальную инвентаризацию нереально.  Пока, как уверяют специалисты рынка, ни в одном решении не реализовано правильное списание товара разных производств. 

И даже если есть партионный учет, потребуется дополнительная обработка, ритейлер должен хранить у себя в контрольно-кассовой ленте все марки, значит, по уму, необходим партионный, а побутылочный учет. Возможно, это дело будущего.

Вопрос третий. Как меняется стандартная схема обслуживания на кассе? 

Существует стандартная схема — кассир сканирует штрихкод на бутылке, затем программа подсказывает сканировать код на акцизной марке, кассир сканирует марку, идет проверка корректности кода на акцизной марке и прием оплаты от покупателя. Все хорошо, но есть нюанс — марка, содержащая код ЕГАИС, не может повторяться в одном и том же чеке, и не может быть отсканирована 2 раза подряд. Значит, кассовая программа не должна позволять сканировать одну и ту же акцизную марку. Каждая марка уникальна, и наличие дубликатов, зеркальных марок, свидетельствует о подделке и нарушении законодательства. Если товар с марками-дубликатами обнаружится на этапе продажи, виноват будет ритейлер. 

Вопрос четвертый. Как решаются в программе конфликтные ситуации, например, когда не считалась марка?

Кассир работает на высоком нагрузочном узле, к нему стоит очередь покупателей, и ему будет некогда разбираться, что делать в случае сбоя. Как показывает практика внедрений, при возникновении внештатных ситуаций — не считалась марка, система «поругалась» за то, что марка считалась два раза, вместо марки считался QR-код и прочее, — кассиры теряются. Поэтому должна быть возможность предварительного тестирования работы кассы с программой. Необходимо посмотреть, как кассир на практике будет взаимодействовать с ЕГАИС, проверить и проработать все «подводные камни» процесса. Требуется дополнительное обучение и адаптация кассиров, помощь специалиста и старшего кассира в торговом зале.

Вопрос пятый. Умеет ли система работать с комплектами алкоголя?

Обрабатываются на кассе комплекты алкоголя? Например, при акциях «две бутылки по цене одной»? Пока даже в крупных сетях в этой ситуации кассир сканирует одну марку из двух, а это неправильно, потому что приход считается в двух бутылках. 

Особенно сложно работать с комплектами алкоголя в составе подарочных корзин, когда бутылка запечатана в упаковочный материал. Кассовая программа должна понимать, что когда продается комплект, нужно отсканировать не одну марку, а несколько.

Интеграторы предлагают разные варианты решения, например, можно в момент комплектации корзин сканировать марки, которые запоминаются, и когда корзина пробивается на кассе, автоматически вписываются, не требуя сканирования. 

Вопрос шестой. Сможет ли система ставить ограничение времени продажи алкоголя?

В программе должно быть учтены законодательные ограничения. В частности, блокироваться продажа в определенный промежуток времени, установленный местными властями. Также должно быть напоминание об ограничении продажи несовершеннолетним и необходимости проверить возраст по паспорту. Логика кассы — подтвердить проверку паспорта, если подтверждение есть, ответственность за продажу алкоголя несовершеннолетним лежит на кассире, который сам по себе является  частным лицом. 

Вопрос седьмой. Обеспечена ли возможность масштабирования сети? 

Важная характеристика — легкость апгрейда. Если комплект куплен на один магазин, насколько легко будет перестроить систему на два, три и больше магазинов? А также с учетом развития технологий, сможет ли система использовать, например, облачные решения при работе территориально распределенной сети?

Вопрос восьмой. Во сколько обойдется комплект, поддержка и обновление решения, соответствует ли цена среднему рыночному уровню? 

У интегратора должна быть возможность предложить как минимум три варианта комплектов — дешевый, средний и дорогой, и описание того, какие возможности дает каждый комплект. Комплекты идентичные и включают в себя кассу, бэк-офис, сканер 2D. Но есть нюансы. На российском рынке предлагаются три типа комплектов. Самый бюджетный — на базе планшета китайского производства, встроенного в цельный корпус, позволяющий подключать его во внешний разъем. Дешевый 10-дюймовый планшет за 3 тыс. руб., производители встраивают в коробку и продают за 8-10 тыс. руб. В зависимости от вариаций — экрана, клавиатуры, программы и прочего, комплект на базе планшета может стоить от 15 до 40 тыс. руб. Этот тип условно можно назвать «китайская поделка». Он встраивается в систему, но очень ненадежен с точки зрения использования, чреват штрафами и подходит только для небольших периферийных магазинов. Использовать в масштабных сетях такие варианты невозможно. Как правило, самые дешевые выбирают магазины, у которых вообще не было фискальников и  автоматизированной системы учета. Самый нижний — это тоже выбор, так как маленькому магазину надо хоть как-то начать работать в системе. Но надо иметь в виду, что к этому комплекту неизбежно придется докупить и привязать другие программы, чтобы добиться адекватной работы. 

Средний комплект делается на основе качественного POS-терминала с клавиатурой, либо с сенсорным монитором. Комплект оборудования разных брендов подбирается, исходя из целесообразности, программное обеспечение покупается или берется в аренду у разработчика. Такие комплекты стоят  от 40 тыс. руб. и выше. Аренда ПО с поддержкой для небольшого магазина обходится примерно от 1 тыс. руб. в месяц. Покупка стоит в разы дороже, но также требует регулярной сервисной поддержки и обновления версий, так как система постоянно меняется.

Третье усложнение комплектации — брендовые кассы престижных глобальных брендов. Но от этого варианта в последнее время начали отказываться даже крупные розничные  сети, так как при существенной разнице в цене, брендовые кассы не намного лучше дисперсных касс, собранных из азиатских комплектующих и опробованных российскими производителями. Но этот вариант имеет место быть, так как для крупных торговых компаний предоставляются особые условия. Хороший вариант — покупка терминала сбора данных, оснащенного считывающим модулем 2D и программным обеспечением для взаимодействия с ЕГАИС, но такое устройство стоит около 90 тыс. руб. 

Итак, необходимо посчитать, во сколько обойдется комплект для одного магазина (если магазины одинаковые), умножить на количество магазинов в сети, прибавить стоимость «глобальной части» — программного обеспечения для центрального офиса, расходы на внедрение и техническое обслуживание системы, а также — стоимость владения, например,  за 3 года. И тогда можно сравнивать стоимость от разных поставщиков. При этом учесть, что одни производители делают обновление касс для ЕГАИС бесплатно, другие — за плату (порядка 5 тыс. руб. за кассу). И еще — система должна не только решить проблемы ЕГАИС, но и окупиться, и принести дополнительную выручку (например, за счет сокращения времени на проведение торговой операции, эффективного управления ассортиментом товаров, оптимизации персонала), решить проблемы управления предприятием. Если правильно выбрать систему, она даст  дополнительные выгоды и возможности. 

Сергей Абузаров, менеджер проектов компании «Софт-Вест» 

Ритейлер, вне зависимости от размера — маленький магазин, региональная сеть или большой федеральный проект, — должен очень внимательно относиться к выбору решения для работы с ЕГАИС, так как цена ошибки велика. Не стоит выбирать самые дешевые комплекты — функционал в них сильно ограничен, и приобретая такой комплект, ритейлер обрекает себя на дополнительные затраты. Важно помнить простую истину —  информация, находящаяся в ЕГАИС, должна быть полностью идентична  информации, хранящейся в товароучетной системе. Обеспечив это условие, компания обойдется  без штрафов, отзыва лицензии и других проблем. Внедрение ЕГАИС — только часть запланированных государственных программ. Вводится в эксплуатацию система контроля продажи меховых изделий, нефтепродуктов, лекарственных препаратов. В скором времени будет введен ФЗ-54, согласно которому розничные точки должны будут передавать полную информацию о продаже каждого товара с наименованием и ценой. Переход на новую систему работы планируется уже в следующем году. Поэтому небольшим магазинам, работающим в «полуавтоматизированном» режиме и приобретающим эконом-комплекты с лоскутной автоматизацией для работы с ЕГАИС, все равно придется  вводить полностью автоматизированную систему товароучета. И это важный фактор, который необходимо учитывать при выборе решения уже сейчас. Итак, при выборе решения для ЕГАИС следует обращать внимание на ПО, предлагаемое в комплекте. Система должна уметь вести полноценный учет алкоголя в разрезе кодов ЕГАИС, производителей, импортеров, акцизных марок «от и до». Уметь осуществлять электронный обмен с ЕГАИС, формировать алкогольную декларацию, журнал о продажах алкоголя. В решении должна быть заявлена готовность работы с ОФД, согласно ФЗ-54. Лучше не заниматься «лоскутной автоматизацией» и не использовать в работе несколько программ,  так как это неизбежно повлечет за собой проблемы и искажение данных. 

По материалам журнала «Точка Продаж» 


«О’кей» — новый магазин в Екатеринбурге.
20 декабря 2017
В декабре розничная торговая сеть «О’кей» открыла в Екатеринбурге магазин тестового формата компактного городского гипермаркета. Магазин стал третьим в Екатеринбурге...
Изменены сроки для поправки подключения онлайн-касс для отдельных ИП.
28 ноября 2017
Президент РФ Владимир Путин подписал федеральный закон с поправками в закон 290-ФЗ и перенес сроки начала обязательного применения ККТ для...
Путин утвердил налоговый вычет при покупке кассовой техники
28 ноября 2017
Президент Владимир Путин подписал закон об уточнении порядка налогообложения индивидуальных предпринимателей (ИП), которые применяют специальные налоговые режимы. Закон опубликован на официальном интернет-портале...
Новые модели кассовой техники от Эвотор
25 ноября 2017
Компания «Бизнес Технологии» приняла участие в партнерской конференции ЭВОТОР, которая проходила в Москве с 12 по 15 ноября.  В рамках...